仕事をやったと感じても、実際に結果として出てくるものがイマイチだったことはないですか？
パソコンとインターネットのおかげで、仕事が効率化されるようになりましたが、ビジネスマンが仕事に追われる状況は拍車がかかっています。
自分のポテンシャルをきちんと出すため手帳で目標と実績を管理していても、イマイチ効果が出ていないと感じたことがあるかもしれません。
そんな方にオススメできる「仕事効率化」方法をお伝えします。
仕事効率化には結果の視覚化が大事
PDCAサイクルを回しましょう、という言葉を聞いたことはありますか？
PDCAサイクルとは、「計画(plan) → 実行(do) → 確認(check) → 改善(action)」を回していき、よりよい仕事をしていきましょうという考え方です。
私は、数年前からPDCAサイクルを元にした仕事効率化を「手帳でのスケジューリングと評価」で実施していましたが、【確認(check)】をきちんとできていなかったため何となく改善している気持ちでいました。
毎週末、その週の評価をしているのですが、イマイチどこをどう改善していいのか分からず、ただ目標チェックツールを使うだけに留まっていました。
かけた時間を円グラフ化することのススメ
手帳でPDCAサイクルを回す限界を感じていた頃、週のはじめに立てていた各課題の割り振り時間と、実際にかかった時間の乖離が大きかったことに気が付きました。
そこで、各課題を解決するためにかけた時間が自分がその週実施した合計時間の何割になるか確認したところ、大したこと無い課題に思っていたよりも多くの時間をかけたのです。
どうやら、「チェック」が甘かったからPDCAサイクルが回らなかったのですね、、
仕事時間の棚卸で無駄が見える
かけた時間に対し、各課題にどのくらい時間をかけたのか書き表すことでだいたいのイメージがつきます。
一番時間をかけて取り組みたかった部下育成が、プロモーション活動の緊急事態に対応するために全然実施できていなかった、といったことが感覚でなく数字で見えてきます。
これだけでも十分効果はありますが、これを「円グラフ」で可視化すると余計よく分かります。
本記事の上部に配置した円グラフが、仕事の棚卸例です。
このように自分がかけた時間を100％として考えて、どれだけ各課題に時間を割いたのか分かるとPDCAサイクルの「チェック」がすぐ分かります。
上司に状況が伝わりやすい
また、円グラフで自分がかけた時間割合が分かれば上司とのコミュニケーションも円滑になります。
現状かけている時間を説明し、このままで良いと思っているのか改善すべきなのか上司に伝える際、分かりやすい後付になるからです。
さらに定期的にこのような情報を上司と共有することで、信頼関係が生まれてくると思います。
まとめ
「仕事効率化」のためにできることは多すぎて、何を優先するべきかわからなくなってしまう「効率化ジプシー」に陥っている方をよく見かけます。
仕事の棚卸は自分自身だけでなく、部下の状況を把握するためにも便利な指標となるのでオススメです！